Zašto su operativne procedure neophodne i kako ih kreirati i implementirati

Foto: Shutterstock

Kada je firma mala, mnogi procesi se obavljaju sami od sebe. Tada se podrazumeva da svi zaposleni znaju tačno šta, kada i kako moraju da završe.

Zato mnogi preduzetnici smatraju da nije potrebno gubiti vreme na razvijanje i zapisivanje procedura koje se već sprovode.

Međutim, kada firma počne da raste, ovakve procedure neophodno je precizno definisati. Tada postaje još teže da se one razrađuju retroaktivno. Tek tada menadžeri počinju da shvataju da je ovo najbolji način da se uštedi i vreme i novac, unapredi produktivnost, ali i sama komunikacija među zaposlenima.

Zato postoji nešto što se zove standardne operativne procedure, odnosno SOP, i što menadžeri širom sveta kreiraju i implementiraju kako bi uredili rad i uveli hijerarhiju i jasna pravila. Evo kako i vi da napišete jedan primer operativne procedure.

Napišite listu procesa

Pre nego što započnete pisanje SOP-a, prvo dobro razmislite o svim procesima koji se obavljaju u vašoj firmi. Izlistajte ih kako biste videli za koje od njih su neophodne procedure i organizacija rada.

Najbolji način da ovo uradite jeste da razgovarate sa zaposlenima i da ih zamolite da odvoje jedan sat radnog vremena kako bi napisali sve svoje zadatke na kojima rade i način na koji ih sprovode i dovode od tačke A do tačke B.

Ovo će vam služiti kao startna pozicija za razvijanje kvalitetnijih procesa i unapređenje njihove produktivnosti i zadovoljstva.

Isplanirajte

Ovo je možda i najkompleksniji deo procesa, jer zahteva postavljanje cele organizacije od početka do kraja. Pre svega odlučite se da li želite da napravite dijagram ili uputstvo koje će ispričati celu priču, korak po korak.

Za ovo će vam biti potrebno više vremena, jer je neophodno da detaljno osmislite koncept i da ne propustite nijedan segment ili nepredviđenu okolnost prilikom pisanja plana i procedure. Imajte u vidu da će materijal koji kreirate biti korišćen za sve buduće procese te vrste. Zato se potrudite da procedure budu dovoljno intuitivne i jasne kako biste bili sigurni da će se sprovoditi na pravi način.

Razgovarajte sa zaposlenima

Jasno je da su zaposleni ti koji će potom sprovoditi sve procedure koje ste vi napisali. Zato je od presudnog značaja da pre nego što ustanovite i odobrite sve to što je napisano, prvo razgovarate sa njima kako biste videli da li sve vaše ideje imaju smisla i jesu li izvodljive u praksi.

Mnogi savetuju, ukoliko je moguće, pre zvaničnog prihvatanja i definisanja procedura, da postoji i probni period tokom koga će zaposleni isprobati vaš plan i organizacionu strukturu, pa da se finalne procedure zapravo rade nakon njihove povratne informacije.

Sprovođenje i monitoring

Sada, kada imate sve potrebne informacije, neophodno je da definišete finalni dokument koji će biti ustanovljen na nivou cele kompanije i prihvaćen u celosti. Zato je važno da prođe određeno vreme kako bi se ispitalo koliko su kvalitetno urađene procedure.

Nakon što firma počne da ih sprovodi, neophodno je da neko nadgleda ceo proces. Cilj je da se uvidi gde su nepravilnosti ili nelogičnosti i kome je potrebna pomoć pri usvajanju novih procedura i organizacije. Onaj ko je pisao dokument najkompetentniji je da to učini.

U svim većim i ozbiljnijim kompanijama osoba koja se bavi organizacijom i zadovoljstvom zaposlenih jeste HR, odnosno menadžer za ljudske resurse. Na kraju dana njihov osnovni posao je da firma napreduje, na obostrano zadovoljstvo, radnika i vlasnika. Ovo je dinamičan, ali i kreativan posao, koji ne može raditi bilo ko, jer je za uspeh potrebna kombinacija mekih i tvrdih veština. Ako mislite da imate izraženu empatiju i da možete da utičete na ljude, onda upišite menadžment u ljudskim resursima i napravite ključni korak ka svojoj novoj karijeri.

(Telegraf.rs/PR)